Selbstständig als Hochzeitsplaner:
Persönliche Voraussetzungen & Tipps

Brautpaar Arm in ArmHochzeitsplaner ist der Traumberuf vieler kreativer Frauen und Männer. Der Weg in die Selbstständigkeit ist allerdings mit zahlreichen Herausforderungen verbunden und sollte nicht unterschätzt werden. Sowohl persönliche als auch organisatorische und finanzielle Hürden gilt es zu meistern. Wir haben uns mit dem Beruf auseinandergesetzt und wesentliche Faktoren für einen erfolgreichen Start zusammengefasst.

Wichtige Fähigkeiten und Charaktereigenschaften

Die Tatsache, dass immer mehr Paare professionelle Hochzeitsplaner engagieren, auch Wedding Planner genannt, verdeutlicht bereits, dass nicht jeder die Geduld und Muße zur Organisation der Feierlichkeit hat. Es braucht individuelle Stärken und Charaktereigenschaften, um in dieser Branche Erfolge zu feiern. Welche das unter anderem sind, zeigt die folgende Liste:

  • Organisationstalent: Damit Hochzeiten das Brautpaar und die Gäste begeistern, müssen Hochzeitsplaner oft mehrere Dinge zeitgleich erledigen, zahlreiche Termine vereinbaren und die Leistungen diverser Dienstleister beziehungsweise Lieferanten aufeinander abstimmen. Ohne organisatorisches Talent wird das zur Qual.
  • Kommunikation: Die Freude am kommunikativen Austausch sollte für Hochzeitsplaner selbstverständlich sein. Schließlich besteht ein Großteil des Jobs darin aufmerksam zuzuhören und den Kontakt zu einer Vielzahl an Ansprechpartnern zu pflegen. Wer gern Telefonate und Gespräche führt, ist klar im Vorteil.
  • Geduld und Verständnis: Das primäre Ziel besteht darin, die Wünsche des Brautpaares bestmöglich zu erfüllen. Dennoch kann es bei einigen Auftraggebern mehr als zwei Ansprechpartner geben. Oft haben die Eltern ein Mitspracherecht, was es nicht einfacher macht, alle Ansprüche zu vereinbaren. Ein verständnisvoller Umgang und ein hohes Maß an Geduld sind ein Muss, um den Anforderungen gerecht zu werden.
  • Durchhaltevermögen: Das Organisieren von Hochzeitsfeiern ist mit viel Arbeit, Stress und Hektik verbunden. Durchhaltevermögen hilft, um die Kundschaft rund um glücklich zu machen, ohne selbst daran zu verzweifeln.
  • Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit: Nichts ist für Auftraggeber schlimmer, als Hochzeitsplaner, die ihre Termine nicht einhalten oder Zeitpläne über den Haufen werfen. Schließlich soll der Dienstleister ihnen Arbeit abnehmen und dafür sorgen, dass alles einwandfrei funktioniert. Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit sind unverzichtbare Eigenschaften in diesem Beruf und dürfen keine Mühe abverlangen.
  • Sorgfalt: Viele Paare legen darauf Wert, dass ihre Eheschließung mit anschließender Feier bis ins kleinste Detail harmonisch aufeinander abgestimmt wird. Eine sorgfältige Arbeitsweise ist ein zentraler Baustein für den Erfolg. Gelingt es einem Wedding Planner alle Bestandteile, von den Hochzeitskarten über den Blumenschmuck bis hin zur musikalischen Unterhaltung, perfekt umzusetzen, ist der Grundstein für zufriedene Kunden gelegt.

Organisatorische Herausforderungen

Neben persönlichen Eigenschaften sollten Hochzeitsplaner Wert auf eine ordentliche Büroorganisation legen. Herrscht Chaos in der Dokumentenverwaltung und wird die Buchhaltung vernachlässigt, wirkt sich das schnell negativ auf Aufträge aus. Ein erster Schritt in Richtung Erfolg, ist die Anschaffung passender Software, um Angebote und Rechnungen an Computer beziehungsweise Laptop zu bearbeiten. Ein faires Preis-Leistungsverhältnis bietet das Rechnungsprogramm faktura+auftrag von Lexware für rund zehn Euro monatlich. Damit können Selbstständige entsprechende Schriftstücke erstellen, Kunden- und Lieferantendaten verwalten sowie Online-Banking vornehmen. Für unterwegs präsentiert der Softwareentwickler die kostenlose lexoffice App, die es unter anderem erlaubt mit Mobilgeräten Belege zu erfassen, offene Aufgaben oder den Kontostand zu checken. Generell ist die clevere Einrichtung von Mobilgeräten bei Hochzeitsplanern enorm wichtig. Da sie ständig unterwegs sind, um bei Floristen, Catering-Services und Co. diverse Dinge zu regeln, können Smartphones eine große Erleichterung sein. Das Angebot an Applikationen ist riesig. Ob To-do-Listen, Branchenverzeichnisse oder virtuelle Marktplätze: Für nahezu alles gibt es die entsprechende App. Grundsätzlich ratsam ist die Beratung durch einen Steuerberater. Gerade Gründer sollten die steuerlichen Hürden kennen und wissen, worauf es im Geschäftsalltag ankommt.

Konkurrenz- und Standortanalyse

Hochzeitsplaner sollten ihre Mitbewerber kennen und versuchen ihre Dienstleistung entsprechend der Schwächen von anderen zu perfektionieren. Was machen Kollegen aus der Branche gut und was könnte man besser machen? Welche Leistungen fehlen womöglich und gibt es attraktive Nischen zu belegen? Fragen, die es zu beantworten gilt. Entscheidend sind ein Alleinstellungsmerkmal und die klare Definition der Zielgruppe. Warum sollten Paare gerade hier und nicht dort buchen? Diese Frage kann helfen, um eine zielgruppenorientierte Strategie zu entwickeln.

Neukunden generieren

Um möglichst schnell die ersten Einnahmen zu generieren, muss früh in Werbung investiert werden. Ob via Social Media, Flyer, Radiowerbung oder Veranstaltungen: Es gibt viele Möglichkeiten, um auf sich aufmerksam zu machen. Eine Internetpräsenz und Visitenkarten sind elementar, damit Interessenten sich unabhängig informieren können beziehungsweise die Kontaktdaten auf einen Blick haben. Auch Kooperationen mit anderen Dienstleistern und Vermietern von Locations können in der Gründungsphase wertvoll sein. Gleiches gilt für Messen. Hochzeitsmessen sind eine hervorragende Gelegenheit, um sich und seine Dienstleistung zu präsentieren. Dort tummelt sich die Zielgruppe regelrecht, was den Eintritt in die Branche beschleunigt.

Franchise als Alternative

Wer sich den Aufbau einer Existenz ohne fremde Hilfe nicht zutraut und offen für fertige Konzepte ist, sollte sich über passende Franchise-Partner informieren. Als Franchise-Nehmer profitieren angehende Selbstständige vom Know-how und der Erfahrung der Franchise-Geber und können ihr Risiko dank bewährten Strategien minimieren. Es gibt einige Franchise-Systeme in Deutschland, die sich bereits erfolgreich etabliert haben und neuen Partnern den Start in die Branche erleichtern. Als erster Ansprechpartner dient dahingehend der Deutsche Franchiseverband.

Hochzeiten sind saisonale Events

Aus finanzieller Sicht ist der Beruf Hochzeitsplaner mit einem markanten Risiko verbunden: Die Saison. Da die meisten Hochzeiten zwischen April und September stattfinden, müssen Selbstständige rechtzeitig Rücklagen bilden. Ansonsten könnte das Geld im Winter knapp werden und die Existenz schnell bedroht sein. Gleichzeitig geht die saisonal geprägte Branche mit unregelmäßigen Arbeitszeiten einher. Ein Großteil der Hochzeiten wird am Wochenende gefeiert und aufgrund der Tatsache, dass auch die Brautpaare arbeiten müssen, sind Termine am Abend vorprogrammiert. Das sollten angehende Wedding Planner in ihre Überlegungen einbeziehen.

Qualifizierung mit der IHK

Eine offizielle Bestätigung der Eignung für einen Beruf, kommt bei potenziellen Kunden immer gut an. Das gilt besonders für nicht geschützte Berufsbezeichnungen wie Hochzeitsplaner. Die IHK veranstaltet Zertifikatslehrgänge und verrät im Video, warum sich eine derartige Qualifizierung lohnt:

 

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