Selbstständig als Hochzeitsplaner:
Persönliche Voraussetzungen & Tipps

Brautpaar Arm in ArmHochzeitsplaner ist der Traumberuf vieler kreativer Frauen und Männer. Der Weg in die Selbstständigkeit ist allerdings mit zahlreichen Herausforderungen verbunden und sollte nicht unterschätzt werden. Sowohl persönliche als auch organisatorische und finanzielle Hürden gilt es zu meistern. Wir haben uns mit dem Beruf auseinandergesetzt und wesentliche Faktoren für einen erfolgreichen Start zusammengefasst.

Wichtige Fähigkeiten und Charaktereigenschaften

Die Tatsache, dass immer mehr Paare professionelle Hochzeitsplaner engagieren, auch Wedding Planner genannt, verdeutlicht bereits, dass nicht jeder die Geduld und Muße zur Organisation der Feierlichkeit hat. Es braucht individuelle Stärken und Charaktereigenschaften, um in dieser Branche Erfolge zu feiern. Welche das unter anderem sind, zeigt die folgende Liste:

  • Organisationstalent: Damit Hochzeiten das Brautpaar und die Gäste begeistern, müssen Hochzeitsplaner oft mehrere Dinge zeitgleich erledigen, zahlreiche Termine vereinbaren und die Leistungen diverser Dienstleister beziehungsweise Lieferanten aufeinander abstimmen. Ohne organisatorisches Talent wird das zur Qual.
  • Kommunikation: Die Freude am kommunikativen Austausch sollte für Hochzeitsplaner selbstverständlich sein. Schließlich besteht ein Großteil des Jobs darin aufmerksam zuzuhören und den Kontakt zu einer Vielzahl an Ansprechpartnern zu pflegen. Wer gern Telefonate und Gespräche führt, ist klar im Vorteil.
  • Geduld und Verständnis: Das primäre Ziel besteht darin, die Wünsche des Brautpaares bestmöglich zu erfüllen. Dennoch kann es bei einigen Auftraggebern mehr als zwei Ansprechpartner geben. Oft haben die Eltern ein Mitspracherecht, was es nicht einfacher macht, alle Ansprüche zu vereinbaren. Ein verständnisvoller Umgang und ein hohes Maß an Geduld sind ein Muss, um den Anforderungen gerecht zu werden.
  • Durchhaltevermögen: Das Organisieren von Hochzeitsfeiern ist mit viel Arbeit, Stress und Hektik verbunden. Durchhaltevermögen hilft, um die Kundschaft rund um glücklich zu machen, ohne selbst daran zu verzweifeln.
  • Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit: Nichts ist für Auftraggeber schlimmer, als Hochzeitsplaner, die ihre Termine nicht einhalten oder Zeitpläne über den Haufen werfen. Schließlich soll der Dienstleister ihnen Arbeit abnehmen und dafür sorgen, dass alles einwandfrei funktioniert. Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit sind unverzichtbare Eigenschaften in diesem Beruf und dürfen keine Mühe abverlangen.
  • Sorgfalt: Viele Paare legen darauf Wert, dass ihre Eheschließung mit anschließender Feier bis ins kleinste Detail harmonisch aufeinander abgestimmt wird. Eine sorgfältige Arbeitsweise ist ein zentraler Baustein für den Erfolg. Gelingt es einem Wedding Planner alle Bestandteile, von den Hochzeitskarten über den Blumenschmuck bis hin zur musikalischen Unterhaltung, perfekt umzusetzen, ist der Grundstein für zufriedene Kunden gelegt.

Organisatorische Herausforderungen

Neben persönlichen Eigenschaften sollten Hochzeitsplaner Wert auf eine ordentliche Büroorganisation legen. Herrscht Chaos in der Dokumentenverwaltung und wird die Buchhaltung vernachlässigt, wirkt sich das schnell negativ auf Aufträge aus. Ein erster Schritt in Richtung Erfolg, ist die Anschaffung passender Software, um Angebote und Rechnungen an Computer beziehungsweise Laptop zu bearbeiten. Ein faires Preis-Leistungsverhältnis bietet das Rechnungsprogramm faktura+auftrag von Lexware für rund zehn Euro monatlich. Damit können Selbstständige entsprechende Schriftstücke erstellen, Kunden- und Lieferantendaten verwalten sowie Online-Banking vornehmen. Für unterwegs präsentiert der Softwareentwickler die kostenlose lexoffice App, die es unter anderem erlaubt mit Mobilgeräten Belege zu erfassen, offene Aufgaben oder den Kontostand zu checken. Generell ist die clevere Einrichtung von Mobilgeräten bei Hochzeitsplanern enorm wichtig. Da sie ständig unterwegs sind, um bei Floristen, Catering-Services und Co. diverse Dinge zu regeln, können Smartphones eine große Erleichterung sein. Das Angebot an Applikationen ist riesig. Ob To-do-Listen, Branchenverzeichnisse oder virtuelle Marktplätze: Für nahezu alles gibt es die entsprechende App. Grundsätzlich ratsam ist die Beratung durch einen Steuerberater. Gerade Gründer sollten die steuerlichen Hürden kennen und wissen, worauf es im Geschäftsalltag ankommt.

Konkurrenz- und Standortanalyse

Hochzeitsplaner sollten ihre Mitbewerber kennen und versuchen ihre Dienstleistung entsprechend der Schwächen von anderen zu perfektionieren. Was machen Kollegen aus der Branche gut und was könnte man besser machen? Welche Leistungen fehlen womöglich und gibt es attraktive Nischen zu belegen? Fragen, die es zu beantworten gilt. Entscheidend sind ein Alleinstellungsmerkmal und die klare Definition der Zielgruppe. Warum sollten Paare gerade hier und nicht dort buchen? Diese Frage kann helfen, um eine zielgruppenorientierte Strategie zu entwickeln.

Neukunden generieren

Um möglichst schnell die ersten Einnahmen zu generieren, muss früh in Werbung investiert werden. Ob via Social Media, Flyer, Radiowerbung oder Veranstaltungen: Es gibt viele Möglichkeiten, um auf sich aufmerksam zu machen. Eine Internetpräsenz und Visitenkarten sind elementar, damit Interessenten sich unabhängig informieren können beziehungsweise die Kontaktdaten auf einen Blick haben. Auch Kooperationen mit anderen Dienstleistern und Vermietern von Locations können in der Gründungsphase wertvoll sein. Gleiches gilt für Messen. Hochzeitsmessen sind eine hervorragende Gelegenheit, um sich und seine Dienstleistung zu präsentieren. Dort tummelt sich die Zielgruppe regelrecht, was den Eintritt in die Branche beschleunigt.

Franchise als Alternative

Wer sich den Aufbau einer Existenz ohne fremde Hilfe nicht zutraut und offen für fertige Konzepte ist, sollte sich über passende Franchise-Partner informieren. Als Franchise-Nehmer profitieren angehende Selbstständige vom Know-how und der Erfahrung der Franchise-Geber und können ihr Risiko dank bewährten Strategien minimieren. Es gibt einige Franchise-Systeme in Deutschland, die sich bereits erfolgreich etabliert haben und neuen Partnern den Start in die Branche erleichtern. Als erster Ansprechpartner dient dahingehend der Deutsche Franchiseverband.

Hochzeiten sind saisonale Events

Aus finanzieller Sicht ist der Beruf Hochzeitsplaner mit einem markanten Risiko verbunden: Die Saison. Da die meisten Hochzeiten zwischen April und September stattfinden, müssen Selbstständige rechtzeitig Rücklagen bilden. Ansonsten könnte das Geld im Winter knapp werden und die Existenz schnell bedroht sein. Gleichzeitig geht die saisonal geprägte Branche mit unregelmäßigen Arbeitszeiten einher. Ein Großteil der Hochzeiten wird am Wochenende gefeiert und aufgrund der Tatsache, dass auch die Brautpaare arbeiten müssen, sind Termine am Abend vorprogrammiert. Das sollten angehende Wedding Planner in ihre Überlegungen einbeziehen.

Qualifizierung mit der IHK

Eine offizielle Bestätigung der Eignung für einen Beruf, kommt bei potenziellen Kunden immer gut an. Das gilt besonders für nicht geschützte Berufsbezeichnungen wie Hochzeitsplaner. Die IHK veranstaltet Zertifikatslehrgänge und verrät im Video, warum sich eine derartige Qualifizierung lohnt:

 

Fotos pixabay.com (StockSnap, PhotoMIX-Company)

Hochzeitsplanung von Anfang an

HochzeitsplanungWenn der wunderbare Moment der Verlobung gekommen ist, dann beginnen von einem Tag auf den anderen die Hochzeitsvorbereitungen. Denn auch wenn nicht am gleichen Tag noch Ort und Zeitpunkt festgelegt werden, so beginnt die Planung dennoch im Kopf, das ist ganz unumgänglich. Doch wo fängt man jetzt an? Wie ordnet man die Gedanken und was ist als erstes wichtig?

Der richtige Zeitpunkt
Das Datum der Hochzeit festzulegen ist für viele Paare der entscheidende Schritt in Richtung Hochzeitsplanung. Steht erst einmal der Termin, dann richtet sich alles andere danach. Doch gerade dieser führt oft zu Unstimmigkeiten. Welche Jahreszeit soll es sein – das wäre wohl die erste Frage. Je Stil und Interessen gibt es Unterschiede was die perfekte Jahreszeit zum Heiraten angeht. Doch es gibt noch mehr Fragen: Vor oder nach den Ferien, oder besser mitten drin? Wann können die meisten Gäste kommen und vor allem: bekomme ich den Termin, den ich mir wünsche?

Mit der Planung des Hochzeitsdatum ist es tatsächlich so eine Sache – beim Standesamt werden die Termine erst einige Monate im Voraus vergeben, viele Locations sind jedoch bereits ein Jahr Voraus für beliebte Termine (zum Beispiel August-Wochenenden) reserviert. Hier gilt dann tatsächlich die Devise: erst Location-Termin, dann Standesamt. Auch wenn Sie kirchlich heiraten möchten, dann sollten Sie bereits frühzeitig mit dem Pastor bzw. Pfarrer sprechen. Als Faustregel gilt, wenn möglich sollten sie den Termin ein Jahr im Voraus festlegen.

Safe the Date
Damit die Gäste sich den Termin dann auch freihalten, sich die Einladungen unabdinglich. Doch eine Hochzeitskarte ist anders als zum Beispiel eine ansprechende Weihnachtskarte vom Thema viel weniger festgelegt. Auch hier gibt es wieder Unmengen an Möglichkeiten, Vorlagen und Stilen. Doch für was für eine Einladungskarte entscheidet man sich da? Die beste Möglichkeit, um eine Vorabauswahl zu finden, ist die Wahl eines Mottos. Steht Ihre Hochzeit unter einem speziellen Thema? Haben Sie sich bereits für ein Farbschema entschieden? Natürlich muss die Einladung nicht zwangsläufig zu der späteren Dekoration passen und kann auch ganz eigenständig ausgewählt werden. Im Internet kann man sich leicht einen Überblick verschaffen und sich Anregungen holen. Am einfachsten ist es wenn sie online Hochzeitseinladungen selbst gestalten, denn dann können Sie alles an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Der Preis ist dann vom Papier, den Farben und natürlich auch der Anzahl an Einladungen abhängig. Wenn Sie Ihre Gästeliste noch nicht fertiggestellt haben, dann bestellen Sie lieber etwas mehr Einladungen, denn das Nachbestellen kann schnell teuer werden.

Gästeliste
Nach der Entscheidung für einen Termin muss dringend darüber gesprochen werden, wie groß die Hochzeit wird. Denn davon ist letztendlich ja auch die Location für die Feier abhängig. Erstellen Sie also so früh es geht eine grobe Gästeliste. Ist die fertig, dann addieren Sie am besten noch zehn Plätze dazu, um auf der sicheren Seite zu sein, denn nach und nach werden Ihnen sicher noch Menschen einfallen, die sie gerne dabei hätten.

Oftmals fällt es schwer, sich zu entscheiden, wer alles kommen darf und wer nicht. Meist ist es auch eine Frage des Geldes, denn pro Person können Sie in den meisten Fällen mit Kosten von ca 50 bis 100 Euro rechnen. Eine gute Alternative ist es, Freunde oder Arbeitskollegen erst zu einem späteren Zeitpunkt (z.B. nach dem Essen) einzuladen. So können alle gemeinsam feiern, aber die Kosten können etwas gesenkt werden.

Geschenke
Beim Thema Hochzeitsgeschenke scheiden sich immer noch die Geister. Soll man die Gäste einfach machen lassen oder sich konkret etwas wünschen? In den meisten Fällen ist Geld eh das Wunsch-Geschenk Nummer eins. Hierfür gibt es heutzutage charmante Lösungen, die beides miteinander verbinden. So können Sie beispielsweise online eine Geschenkliste anlegen. Dort geben Sie an, was Sie sich wünschen und was es kostet. Die Gäste können dann eines der Elemente auswählen, überweisen aber nur die Kosten bzw. bringen das Geld zur Hochzeit mit und können es noch schön verpacken. Das Brautpaar sieht auf der Webseite dann später trotzdem, wofür sich die jeweiligen Gäste entschieden haben.

Ja, ich will!

Wer träumt nicht von dem Tag, an dem dieser kurze aber schicksalsträchtige Satz zum wichtigsten Moment wird? Sind die Fragen „Wen?“ und „Wann?“ geklärt, rückt das „Wie?“ immer mehr in den Vordergrund. Schließlich gibt ist für die Feier aller Feiern im Gegensatz zu Geburtstagen keinen neuen Versuch!

Selbst ist das Paar

Natürlich kann das zukünftige Ehepaar sich vertrauensvoll in die professionellen Hände eines Hochzeitsplaners begeben. Der führt souverän durch die Vorbereitung und die Feier und klärt auch die Fragen, von deren Existenz das Brautpaar noch nicht einmal etwas ahnte. Aus Film, Fernsehen und dem englischsprachigen Raum ist dies hinlänglich bekannt. Tatsächlich nimmt auch die Verbreitung in Deutschland in den letzten Jahren immer mehr zu. Aber ein Muss ist ein Hochzeitsplaner nicht. Mit etwas Liebe zum Detail und Zeit zum Organisieren kann jedes Paar selbständig seine Traumhochzeit realisieren – das macht Spaß und schont das Budget.

Individualität ist angesagt

An erster Stelle sollte das Paar gemeinsam die Entscheidung treffen, welche Art von Feier am besten zu ihnen passt: die familiäre Feier im kleinen Kreis, die große Party, vornehme Eleganz, romantische Natürlichkeit, extravagante Räumlichkeit – alles ist machbar. Wichtig ist, dass die Art der Feier authentisch mit dem Brautpaar ist und deren Vorlieben wiederspiegelt. Nur so können die beiden Hauptpersonen des Tages ihre Stunden natürlich und ungezwungen genießen.

Egal für welche Art von Feier die Entscheidung gefallen ist, Individualität steht als Trend für 2014 ganz weit vorn. Gern werden als Motto ein besonderes Erlebnis, ein gemeinsames Hobby oder eine gemeinsame Vorliebe gewählt. Dies zieht sich als Gestaltungselement dann durch den ganzen Tag – von der Einladungskarte, über die Tisch- und Raumdekoration bis hin zum Buffet. Immer größerer Beliebtheit erfreuen sich auch kleine Gastgeschenke als Dankeschön des Brautpaares. Hier darf es besonders ausgefallen und individuell sein, z.B. selbsthergestellte kulinarische Kostbarkeiten wie Marmeladen oder Liköre.

Farbe ist Trumpf

Im Jahr 2014 wird es bunter. Zarte Pastelltöne werden von kräftigem Pink, Lila, Blau, Gelb oder Orange abgelöst. Dabei ist eine der Farben in der Raumdekoration vorherrschend und darf sich gern auch an der Braut als Accessoire wiederfinden. Die Blumendekoration ist aufwendig und spielt mit verschiedenen Volumen und Längen. Bei der Wahl der Gefäße für die Blumenarrangements sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Hier dürfen nostalgische Vasen, leere Konservendosen oder andere ungewöhnliche Gefäße jeder Art dem Gesamtbild den letzten Schliff geben.

Für die Gestaltung der Einladungs- und Tischkarten werden immer häufiger geometrische Muster in auffälligen Farbspielen genutzt, die sich auch durch die Dekoration hindurch ziehen (z.B. Wimpelketten am Buffet, Etiketten auf den Gastgeschenken). Bei einer Hochzeit mit natürlicher Eleganz oder einer Feier unter blauem Himmel kommen Dekoideen mit verschiedenen Texturen besonders wirkungsvoll zur Geltung. Selbstgesammelte Baumrinde und kleine Holzschildchen ergänzen natürliche Papiere und Leinen bei Wimpelketten, Tischdekoration und Einladungen einfach und garantieren einen Natur-Effekt.

Farbe wird auch beim süßen Abschluss bekannt. Immer mehr setzt sich eine Candybar statt des üblichen Desserts durch. Süße Verlockungen wie Hochzeitsmandeln, Bonbons, Lollis oder Marshmallows ziehen nicht nur die kleinen Gäste in ihren Bann. Aufwendig verzierte Cupcakes greifen das Farbkonzept der Dekoration auf und sind auf Etageren angerichtet ein wahrer Augenschmaus. Die klassische Hochzeitstorte verschwindet daher 2014 zusehends von den Feiern.

Accessoires von Dachboden und Flohmarkt

Wer auf dem elterlichen Dachboden noch originale Alltagsgegenstände aus den 50er Jahren entdeckt, kann sich glücklich schätzen – Retro ist in! Immer mehr alte Koffer, Fahrräder oder ähnliches finden sich auf Hochzeiten liebevoll in Szene gesetzt. Ein persönlicher Bezug oder Erinnerungen geben der Deko natürlich den ganz besonderen Kick, aber auch ein Schnäppchen vom Flohmarkt erfüllt den Zweck und kann ein Hingucker werden.

Retro oder Vintage liegen weiterhin groß im Trend, dabei wird der Shabby-Chic von hochwertigen Details in Gold und Silber abgelöst. Die Hochzeitstafel punktet mit edlen Vasen, romantischem Goldrandgeschirr, Silberbesteck und Spitzendeckchen. Als Hochzeitspapeterie werden natürliche Papiere wie Bütten oder Kraftpapier eingesetzt und mit Spitzenmustern sowie grafischen Retro-Motiven verziert.

Der Retro-Look findet sich verstärkt auch bei den Kleidern für die Braut wieder. Der Stil der 50er Jahre wird aufgegriffen und mit modernen Elementen kombiniert. Dabei setzt sich feminin und romantisch durch, d.h. zarte und verspielte Spitzen sind immer mehr im Kommen. Dazu trägt die Braut eine Tiara in moderner Form, z.B. aus Strass oder Perlen. Die Tiaras der 2014er Kollektion sind leicht, zart und komfortabel zu tragen.

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